Collecting Evidence

Beruf & Karriere | Mittwoch, 20 Juli 2005 | 9259

Evidence Collection, frei übersetzt als Beweis Sammlung, hat noch nichts mit Gerichtsverfahren oder Klagen zu tun. Evidence Collection ist ganz einfach das Sammeln von objektiven Informationen, die zu gegebener Zeit wichtig für mich werden können. Sie dient dazu, mich persönlich und meine geleistete Arbeit gegenüber meinen Vorgesetzten und meinem Unternehmen, meinem Unternehmen gegenüber unseren Kunden oder Dritten, oder unsere Kunden gegenüber Dritten zu verteidigen oder zu rechtfertigen.

Bei Evidence Collection handelt es sich nicht um das “Sicherstellen von Beweisen” nachdem etwas Unvorhergesehenes geschehen ist, wie z.B. einem Unfall oder Schaden oder Ähnlichem. Das ist selbstverständlich und muss sicher nicht weiter kommentiert werden. Es handelt sich vielmehr um das generelle Sammeln von Daten und Fakten, Time-Sheets, Beschreibungen von Situationen und Abläufen!

In der Praxis bedeutet das für mich ganz einfach das Führen eines persönlichen Tagebuchs, oder besser gesagt, eines Tages- Notizheftes, in welchem ich mir alles Wichtige notiere. Es sei angemerkt, dass dort die Objektivität im Vordergrund steht, also “technische” Notizen. Das sind hauptsächlich Zeiten von speziellen Ereignissen, Erklärungen von Abläufen oder Situationen. Vieles davon habe ich dann später ins Logbuch des jeweiligen Schiffes übertragen, welches die einzig offizielle Dokumentation von Gegebenheiten darstellt.

Darüberhinaus habe ich mir auf meinem Laptop ein Journal über die jeweilige Reise angelegt, dessen Aussagekraft darüber hinaus durch Fotos ergänzt wurde. Leider sind meine Reiseberichte meiner damaligen Ignoranz bezüglich Backups und einem Totalschaden der Festplatte zum Opfer gefallen. Sonst hätte ich hier gern einige Eintragungen veröffentlicht.

Fotos sind eine gutes Mittel zum Darlegen von Tatsachen. Vor allem heute mit den Errungenschaften der digitalen Fotografie ist es einfach und kostengünstig geworden, durch Fotos Situationen und Abläufe festzuhalten, zu “verewigen” (wenn man denn eine Datensicherung vorzunehmen weiss ). Datum und Uhrzeit können eingeblendet werden, die Abläufe sogar auf Video aufgezeichnet werden.

Mein Journal habe ich dann verwendet, um zu gegebener Zeit, nämlich dann wenn Erklärungen für irgendwelche Aktionen (oder Unterlassungen) verlangt wurden, diese zeitnah zu beantworten und die Sachlage gegebenenfalls richtigzustellen.

Solche Erklärungen werden immer dann verlangt, wenn der Kunde mit einem Ersatzanspruch an die Firma herantritt oder irgendwelche anderen Unregelmässigkeiten aufgetreten sind. Meist ist das erst sehr lange nach der aufgetretenen Gegebenheit der Fall. Und ich spreche hier von mehreren Monaten! Da kommt natürlich ganz stark der psychologische Faktor zum tragen. Wenn ich nach einem halben Jahr aufgefordert werde, zu einem spezifischen Hergang Stellung zu nehmen, dann bin ich nicht nur dadurch, dass ich detaillierte Fakten nenne, sondern darüber hinaus auch durch die Tatsache, dass ich dieses innerhalb von sehr kurzer Zeit mache, psychologisch “im Vorteil”!

Schwierig wird die Sache nur, wenn es sich um verbale Anweisungen oder Auskünfte handelt! An Bord hatte ich es mir deshalb angewöhnt, mir alles Gesagte wie verbale Anweisungen oder Auskünfte, schriftlich bestätigen zu lassen. Grund dafür waren schlechte Erfahrungen mit Personen, die nicht zu ihrem Wort stehen konnten oder wollten bzw. die sich im Nachhinein aus der Situation herausgeredet haben. Nur durch den schriftlichen Nachweis kann “Aussage gegen Aussage” vermieden werden!

Was ist also “Collecting Evidence”?

Das Festhalten von Fakten, um nachweisen zu können, zu jedem Zeitpunkt mit der notwendigen Sorgfalt vorgegangen zu sein. Wo nämlich die Sorgfalt fehlt, da kann das Brecheisen angesetzt werden. Im Beruf, wie auch im sonstigen Leben!

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