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Drei Fragen zur Gelangensbestätigung


Behandelt werden aktuelle Entwicklungen und Neuigkeiten. Praxistipps zur Einfuhr und Ausfuhr verbrauchsteuerpflichtiger Waren. Hinweise zur Gelangensbestätigung, weiße Spediteurbescheinigung. Tax Compliance in der Umsatzsteuer. Rechtsprechung zur Nichtentstehung der Einfuhrumsatzsteuer bei Zollverstößen. Steuerrechtliche Erstattung bei Waren des freien Verkehrs.


kabumba Geschrieben am 16 Oktober 2013



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231 Beiträge
Drei Fragen zur Gelangensbestätigung :

1. Aufbewahrung der Unterlagen. Bei uns ist das so geregelt, dass wir in der Auftragsabwicklung einen Ordner haben, wo wir die Bestellungen und die Versandunterlagen ablegen.

Jetzt wurde uns aber gesagt, dass das aber unbedingt geändert werden muss, denn laut Gesetz muss das bei dem Buchungsbeleg dabei sein.

Wie soll das denn bitte funktionieren? Ist es nicht sinnvoller, den Nachweis beim Vorgang zu lassen und den Beleg im Zuge einer Prüfung aus der Akte zu holen? Sonst würde das meiner Meinung nach sehr kompliziert werden?

2. Die Lieferungen im EU-Ausland erfolgen sowohl an die Niederlassungen als auch an die Kunden. Wir fakturieren diese Sendungen zu 95 % an die Niederlassungen. Mir hat jemand den Tipp gegeben, regelmäßig (alle 2 Monate oder so) eine Liste mit allen Lieferungen an die Niederlassung zu schicken und die bestätigen mir den Erhalt. Das müsste doch auch funktionieren.

3. Wessen Aufgabe in einem Unternehme ist das Sammeln dieser Unterlage? Ist es eher Buchhaltungssache oder Sache der Auftragsabwicklung? (Ich gebe zu, dass diese Frage sich darum dreht, sich nicht mehr um die Sache kümmern zu müssen)

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kabumba Geschrieben am 05 November 2013



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04 November 2010
231 Beiträge
Kann mir hierzu denn niemand weiterhelfen? "Teilhilfen" wären auch in Ordnung!

EAB-JUCHHEE Geschrieben am 12 November 2013



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12 November 2013
5 Beiträge
Hallo!

Hab mich ein bisschen mit dem Thema befasst und nirgendwo im Gesetz was gefunden, dass die Gelangensbestätigung in der Buchhaltung aufbewahrt werden muss - wär ja auch Quatsch finde ich! So lange man im Prüfungsfall weiß wo man suchen muss, ist das wohl der Firma überlassen, welches System sie für die Aufbewahrung der Gelangensbestätigung wählt. Meine Meinung und Sicht der Dinge!

Sammelerklärungen funktionieren, allerdings bräuchtest Du auch die Gelangensbestätigung der Sendungen direkt an den Kunden.

Ich mache es so, dass ich meine Rechnungskopien, die ich für meine Intrastatmeldungen benutze, nach eben dieser Meldung zusammen mit den UPS-Abliefernachweisen mit Unterschrift in einem separaten Ordner nach Auftragsnummer ablege.

Ich hoffe auch dass das so ok ist! Unser Finnanzamt hüllt sich leider in Schweigen....

Also alle Angaben ohne Gewähr, aber in §17 a und 17 c steht nix von Aufbewahrung in der Buchhaltung!

Vielleicht hilft Dir das ein bisschen weiter...

Babyschlumpf Geschrieben am 12 November 2013



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20 Beiträge
Hallo,

also bei uns läuft es so, dass die Exportabteilung eine Rechnungskopie von jeder Sendung in die EU erhält. Diese kommen dann in einen Ordner und werden gesammelt, bis ein Ausfuhrnachweis vorliegt. Der Beleg wird dann an die Rechnung geheftet und nach Rechnungsnummer sortiert abgelegt.

Falls dann eine Prüfung ansteht, müssen wir nur diese Ordner herrichten. Welche Rechnung zu welchem Auftrag gehört, können wir in unserem Warenwirtschaftssystem sehen.

Wie schon gesagt, sammelt bei uns die Exportabteilung die Nachweise. Auch wenn es für mich durchaus nachvollziehbar wäre, dass es Buchhaltungssache ist, kenne ich es nur so.

Hoffe, das hilft dir weiter!

EAB-JUCHHEE Geschrieben am 12 November 2013



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12 November 2013
5 Beiträge
Hi Babyschlumpf,

das klingt logisch - im Endeffekt mache ich es genauso - außer dass ich mich entschieden habe nach Auftragsnr. zu sortieren....dann wäre es im Prüfungsfall auch ohne Warenwirtschaftssystem auffindbar.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die Prüfer manchmal einfach die Ordner haben wollen zum durchblättern und wenn man da für die Zuordnung das System braucht wird es schwierig....

Aber ich denke das muss jeder für sich entscheiden - ich finde dass es so die einfachste Lösung ist!

Fetchman Geschrieben am 17 November 2013



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26 Juli 2012
212 Beiträge
Hahaha kenn ich das Problem.
Hier ist die Zusammenarbeit zwischen der Operations/Auftragsabteilung und Buchhaltung gefragt, wenn das nicht funzt endet das meistens in einem Dokumentarischen Chaos

zu 1.) Da Gelangensnachweise von steuerlicher Relevanz sind, ist eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gegeben (DA VERBUNDEN MIT DER RECHNUNG), also solange wie das Finanzamt steuern noch nachfordern kann.
Sowohl die Auftragsabteilung als auch die Buchhaltung brauchen diese Belege. Auftrag als Nachweis das diese Bestätigung erstellt, versand und unterschrieben wurde, die Buchhaltung als Nachweis für die Ausgangsrechnungen um dokumentarisch Nachzuweisen, dass dies ein EU Verkauf war.
(Siehe hierzu § 147 AO / § 147 Abs AO / § 257 Abs 1 HGB Aufbewahrungspflichten + § 14b Abs. 1 UStG Aufbewahrung von Rechnungen)

Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 2 i. V. m. Abs. 1 Nr.1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG) gilt für folgende Unterlagen:

Bücher und Aufzeichnungen,
Jahresabschlüsse,
Inventare,
Lageberichte,
Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
Buchungsbelege,
>>>>> Rechnungen, <<<<<<<
Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung
beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben.

Ungeachtet der Aufbewahrungsform müssen die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. In § 14b Abs. 1 S. 2 UStG ist beispielweise gesondert geregelt, dass die Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren lesbar sein müssen.



zu 2.) Ja das ist zulässig, wenn monatlich diese Listen gezeichnet werden im Original, diese Liste muss aber auch alle Angaben zu § 17a Abs. 2 UStDV enthalten.
Je genauer diese Listen sind, also welcher Auftrag welcher Artikel versand welche Rechnungsnummer wurde versand, je weniger meckert dann das Finanzamt bei einer möglichen Prüfung.

zu 3.) jo das ist das Problem, WER MACHT DIE ARBEIT ?? Sicherlich weis die Buchhaltung nicht genau was die Auftragsabteilung / Versandabteilung jeden Tag so treibt und kennt eure Versandwege auch nur grob.
Wir haben so geregelt, der Versand kümmert sich um die Gelangensbestätigung füllt die aus und verschickt die mit den entsprechenden Daten, da die auch die Adressen etc haben, das wird dann im Programm bei uns festgehalten. Die Buchhaltung prüft dann ob das Schreiben dann wieder zurückgekommen ist, spätestens wenn die Ausgangsrechnungen gebucht werden (DOKUMENTARISCHE PRÜFUNG nennen wir das).
Das Original geht mit der Rechnung in die Buchhaltung (da das relevant ist für die Umsatzsteuer und bei einer Prüfung der selben im Original vorliegen muss), eine Kopie bleibt in der Auftragsakte.

Jede Gelangensbestätigung hat bei uns eine fortlaufende Nummer, so können wir auch LISTEN ohne gross kopier Aufwand einzelnen Aufträgen zuordnen. Hier wird dann nur im Auftrag, die laufende Nummer vermerkt, wenn ein Kunden bzw Niedelassung gesammelt unterschreibt. Die Originalliste geht dann in die Buchhaltung und in die Online Dokumentation, so kann jeder Mitarbeiter darauf zugreifen.

Wir haben die Aufträge auch noch gescannt, kleines Zuckerle, somit ist da auch noch im Notfall elektronisch abrufbar, wenn doch mal eine verloren geht.

ACHTUNG: EMAILS UND TRACK & TRACING PROTOKOLLE von Webseiten AUSDRUCKEN und in die Akten und zu der Rechnung in der Buchhaltung geben, NICHT EINFACH SPEICHERN !!!! Ausser man kann nachweisen, das man ein Backupsystem hat, welchen den gesetzlichen Ansprüchen zur elektronischen Archivierung entspricht. Das haben aber die wenigsten, weil es schweineteuer ist.

gute_laune Geschrieben am 20 November 2013



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27 Februar 2009
7 Beiträge
Hallo Fetchman,
warum kann ich die Track & Trace Protokolle nicht abspeichern? Anstatt sie gleich auszudrucken könnte ich doch die aus dem System meines Kurierdienstleisters (egal ob DPD, UPS, DHL, TNT, Fedex...) aufgerufenen Protokolle und Zustellnachweise als PDF speichern. Wenn dies mit logischen Zuordnungen zu den Vorgängen passiert sind diese PDFs schnell auffindbar und könnten dann auch gegebenenfalls recht unkompliziert nach Bedarf gedruckt werden. Oder sehe ich das falsch?

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