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Aufbewahrung Frachtbriefe


transporter_2015 Geschrieben am 08 Juli 2015



Dabei seit
08 Juli 2015
1 Beiträge
Hallo zusammen,

aufgrund der letzten Wirtschaftsprüfung wurde ich von meinem Arbeitgeber mit der Untersuchung unseres Archivierungsprozesses für Transportdokumente beauftragt. Zu klären ist, ob die zentrale Archivierung und Aufbewahrung von Transportdokumenten von uns selbst auf die Lieferanten (Spediteure) übertragen werden kann. Ziel: Einstellung der Archivierung für meinen Arbeitgeber.

Mein Arbeitgeber ist ein global tätiges Industrieunternehmen mit weltweit eigenen Produktionsstandorten (Lieferanten) und Vertriebsgesellschaften (Kunden). Grundsätzlich erfolgt die Abrechnung zwischen Lieferant und Kunde über unsere zentrale Vertriebsgesellschaft (International GmbH) in Deutschland. Die Transportkostenabrechnung aller Spediteure erfolgt unabhängig vom Transportweg immer an die International GmbH.
Beispiele für Geschäftsvorgänge:

1.)
Geschäft außerhalb der EU
Werk in Deutschland rechnet Produktionskosten an die International GmbH ab.
Die International GmbH verkauft die Ware an die Vertriebsgesellschaft Brasilien.
Auf dem Luftfrachtbrief ist die International GmbH als Versender genannt.

2.)
Geschäft innerhalb der EU
Werk in Griechenland rechnet Produktionskosten an die International GmbH ab.
Die International GmbH verkauft die Ware an die Vertriebsgesellschaft Österreich.
Auf dem CMR ist die International GmbH als Versender genannt.

Ist für innereuropäische Geschäfte die Gelangensbestätigung als Nachweis für den Verkauf der Ware ausreichend, oder muss der zugehörige Frachtbrief zwingend vorgelegt werden?

Vielen Dank vorab!

CARGOFORUM PARTNER

jarre Geschrieben am 11 Juli 2015



Dabei seit
17 Oktober 2014
111 Beiträge
Mir ist zu der Frage folgendes eingefallen:

Gemäß § 17a Abs. 2 UStDV kann der Nachweis der Beförderung insbesondere durch Vorlage des Doppels der Rechnung sowie der Gelangensbestätigung des Empfängers mit den in § 17a Abs. 2 Ziffer 2 UStDV genannten Angaben geführt werden.

Wenn die Versendung durch den Unternehmer oder Abnehmer erfolgt, können jedoch gemäß § 17a Abs. 3 Ziffer 1 a) und b) UStDV statt der Gelangensbestätigung auch der Frachtbrief oder andere handelsübliche Belege, insbesondere eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs, verwendet werden.

Zum Outsourcen von Transportdokumenten:

Gemäß § 257 Abs. 1 Ziffer 2, 3 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, empfangene und abgesandte Handelsbriefe geordnet aufzubewahren, dies dürfte auch die Transportdokumente umfassen.

Ich kann mir nicht vorstellen, dass eine Spedition dazu in der Lage und dazu bereit ist, neben der geordneten Aufbewahrung der eigenen Geschäftskorrespondenz auch noch die Transportdokumente für ein Fremdunternehmens fortlaufend geordnet und stets abrufbereit und gegen Datenverlust gesichert aufzubewahren.

Zu bedenken ist auch, was in einem Transportrechtsstreit passieren würde, in dem Ihr und der Spediteur dann Gegner seid. Transportdokumente sind Beweisunterlagen - die sich dann alle bei Eurem Prozessgegner befänden.

Was passiert, wenn der Spediteur, bei dem sich die Unterlagen befänden, insolvent geht?

Diverse Unternehmen haben sich auf die Archivierung fremder Geschäftskorrespondenz und deren ständige Bereithaltung für ihre Kunden spezialisiert, mal unter "scan dienstleister" googlen.

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