Zollprüfung

Hallo zusammen,

wir sind ein kleines Unternehmen, welches eigentlich ausschließlich nur in die CH exportiert. Wird sind ZA und haben bereits die Unterlagen für die Neubewertung abgegeben. Jetzt hat sich unser Zollamt zur Überprüfung angemeldet.
Hier mal der Wortlaut:

im Rahmen der Neubewertung Ihrer zollrechtlichen Bewilligungen ist gemäß Artikel 29 Absatz 1 UZK-IA i.V.m. Artikel 145 UZK-DA sicherzustellen, dass die Voraussetzungen des Artikels 39 b) UZK i.V.m Artikel 25 UZK-IA auch in den Geschäftsräumen des Bewilligungsinhabers geprüft werden.

Die Prüfung umfasst u.a. die nachfolgenden Punkte:

- Nachvollziehbarkeit der zollrelevanten Vorgänge im Geschäftssystem
- Umgang mit Waren, die Verboten und Beschränkungen (einschließlich handelspolitischer Maßnahmen) unterliegen
- internes Kontrollsystem

Ich bitte Sie, für die Vorortprüfung jeweils einen beispielhaften Ausfuhrvorgang vorzubereiten, der in Ihrer Buchführung entsprechend nachvollzogen werden kann.
Es soll insbesondere nachgewiesen werden, ob die betrieblichen Vorgänge im Zusammenhang mit den zollrelevanten Warenbewegungen (Wareneingang, Verarbeitung, Warenausgang) zu jedem Zeitpunkt vollständig in Ihrem Geschäftssystem nachvollzogen werden können.
Hierbei ist zu belegen, ob die zollrelevanten Unterlagen mit dem Buchführungssystem verknüpft sind.

Der zeitliche Rahmen für die Vorortprüfung wird ca. eine Stunde betragen.


Da der Zoll das erste Mal in all den Jahren bei uns prüft bin ich total nervös und möchte alles richtig machen. Was muss ich alles machen und wie vorbereiten? Bin echt rappelig :-(

Kann mir jemand helfen?

In der Regel muss man nicht nervös sein. Die meisten Zöllner sind umgänglich. Ausnahmen bestätigen wie immer die Regel.

Nachvollziehbarkeit: Verbindung zwischen Ausfuhranmeldung und FiBu-Beleg, z.B. durch Angabe von Rechnungs- oder anderen Vorgangsnummern;
VuB: kurze Doku, ob bzw. welche Waren irgendwelchen gesetzl. Beschränkungen/Normen unterliegen könnten; festhalten welche Codierungen angedruckt werden und warum; Thema wird umfangreich, wenn ihr Waren habt, die der Exportkontrolle unterliegen (hört sich aber nicht so an);
IKS: ein schönes Thema, es gibt nämlich keinerlei Info darüber, was unter einem "Zoll-IKS" zu verstehen ist (gibt es nur für Exportkontrolle): einfach mal zusammenfassen, was ihr so zur Einhaltung und Überwachung der Ausfuhrregelungen tut: Überprüfung, dass/wann Ausgangsvermerk kommt; Doku aller besuchten Schulungsmaßnahmen; 1x im Jahr zum IHK-Seminar; Ermittlung der Zolltarifnummern; sicherstellen dass Ware nicht vor Überlassung versendet wird; Prozessdokumentation (wenn es das gibt, vielleicht ISO 9001); Liste der Webadresse, die ihr benutzt & Fachliteratur (unbedingt sichtbar am Arbeitsplatz platzieren, gebrauchte Werke gibt´s günstig online im Antiquariat - das ist ein Scherz :-)

Es kann nicht schaden, auch bei seiner IHK nachzufragen

Dann ist die Stunde schnell rum. Viel Erfolg - und bitte Rückmeldung, wie´s war.

Zitieren::

Ich bitte Sie, für die Vorortprüfung jeweils einen beispielhaften Ausfuhrvorgang vorzubereiten

Was ist denn hier mit "jeweils" gemeint? Ist es nicht so, dass der Zollprüfer selbst stichprobenartig ein paar Vorgänge zieht, welche dann auf Ihre Korrektheit überprüft werden?

Die "Prozessdokumentation" halte ich für einen sehr wichtigen Punkt. Stichwort: "Arbeits- & Organisationsanweisung" [A&O]. Zumindest, dass festgehalten wird, wie Ausfuhranmeldungen in der Firma erstellt werden inkl. Varianten (z. B. Verfahren / Vertretungsverhältnisse / Codierungen, etc.), wie die Verknüpfung zum Geschäftsvorgang existiert und die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften erfolgt. So hat der Prüfer schon einmal etwas schwarz auf weiß und sieht, dass man sich über das Thema Gedanken gemacht hat.