Aufbewahrung von Import und Export Dokumenten

Hallo,

ich bin neu hier. und habe gleich eine Frage. Ich muß das im Job erledigen, obwohl ich keinerlei Ahnung habe. d.h. mittlerweile habe ich mich ein wenig eingelesen... diverse Seiten im Netz helfen mir aber nur bedingt.

Neben "Was" muss ich aufbewahren gehts mir auch darum "Wie" ablegen, damit es bei einer Prüfung (FA, Zoll etc ?) schnell auffindbar ist. Nun zu dem WAS, was muss ich aufbewahren. Meine Vermutung steht mit JA NEIN dahinter

beim IMPORT
-Handelsrechnung JA
-CAED declaration (ein Dokument des kanadischen Zolls ?) JA
-Packing slip NEIN
(alle 3 sind der Sendung beigelegt)
-Steuerbescheid (Zoll+EUST) JA
-?


beim EXPORT
- ABD (bekommen wir vom Dienstleister,der bekommt von uns fertige Re. und er schickt uns ABD zurück.wird 3x gedruckt und mit dreifacher Ausfertigung unserer Rechnung plus Lieferschein dem Paket beigelegt) JA
- Ausgangsvermerke (bekommen wir vom Dienstleister monatlich) JA
- ?

nun zu "WIE " aufbewahren
-lege ich alles zusammen bei den "normalen" Rechnungen ab?
- oder trenne ich es? wenn ja lege ich die Rechnung auch mit ab (z.b. beim Steuerbescheid, beim ABD oder AV, überall die Rechnung noch dazulegen ? beim "Steuerbescheid/Zollanmeldung" ist aber schon die Handelsrechnung dabei)


-"intuitiv" habe ich momentan einen eigenen Ordner für
- Steuerbescheide (die ich zusätzlich zu den Re. von den Versanddienstleistern downloaden kann, da ist die Handelsrechnung auch mit dabei)
- ABDs
- AVs

Ich hatte vor kurzem den Fall, dass der Steuerbescheid den ich downloadnen wollte, den Dateinamen "ENT" hatte.. ich habe an den Zoll geschrieben, scheinbar ist da der Zollsatz noch nicht festgelegt.
Es ist dann meine Aufgabe das zu verfolgen? und irgendwann ist der Steuerbescheid fertig und kann downgeloadet werden..
sonst fehlt er mir ja...


Mir ist halt ziemlich unwohl, denn vorher hab ich noch nie von ABD etc gehört... und habe Angst dass wenn mal ein Prüfer kommt "Probleme " gibt .... (Chef weiss dass ich noch nie von ABD hörte vorher.....)
klar muss man immer wieder was dazu lernen, aber nur sein Wissen aus dem Internet holen und sich "irgendwie" zusammenbasteln, so denke ich... finde ich nicht gut...

ich zähle auf euch! schon mal vielen Dank im voraus

Das, was Du schreibst, klingt ganz vernünftig. Ich würde an deiner Stelle den kompletten Zollvorgang (also Rechnungen + Zollpapiere (Steuerbescheid, ggf. Präferenznachweise/UZ + Transportbelege) archivieren. Wichtig ist, dass du schnell einen Link zwischen Buchungsbeleg/Rechnung in deiner Buchhaltung und deinem Zollbeleg herstellen kannst (z.B. durch einen "Prüfpfad", also den Vermerk der ATx - Nr. bei Einfuhr und ABD/AGV-Nummer bei Ausfuhr bei deiner Rechnung in der FiBu). Ein Zollprüfer steigt im Regelfall über die FiBu ein und will dazu die entsprechenden Nachweise sehen.