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Elektronische Übertragung von Sendungsdaten von Verlader an Spediteur


Versandminister Geschrieben am 21 Mai 2019



Dabei seit
25 Mai 2011
4 Beiträge
Hallo zusammen,

wir übertragen heute unsere Speditionsaufträge automatisiert aus SAP heraus per E-Mail oder per Fax an die beauftragten Spediteure.

Es gibt IT-Lösungen von Mercoline, Itelligence, Mehrwerk und anderen, diese Daten elektronisch zu übertragen, damit ein Abschreiben der Daten auf Seiten der Spediteure entfallen kann. Solch eine Lösung kostet aber schnell +/- 100.000 Euro in einem Zeitraum von 5 Jahren.

Wir sind als Mittelständler mit 30 - 50 täglichen Speditionsaufträgen auf der Suche nach einer günstigeren Lösung.

Hat jemand einen Tipp für eine kostengünstige Lösung?


Grüße

CARGOFORUM PARTNER

Chev Geschrieben am 21 Mai 2019



Dabei seit
10 April 2009
867 Beiträge
Hallo,

dadurch, dass ihr SAP nutzt, habt ihr grundsätzlich schon mal eine Basis für das Projekt - da dieses ein "EDI-fähiges" ERP-System ist. Die Frage ist, wie umfangreich das Projekt ist hinsichtlich SAP-interner Vorbereitung (z. B. Thema Stammdaten, Prozesse), sodass auch tatsächlich eine solide Basis für die Übertragung von EDI-Daten vorhanden ist.
Ihr müsst zusammen mit den beteiligten Spediteuren überlegen, welche Daten diese in einer EDI-Nachricht benötigen und wo diese aus dem SAP herausgezogen werden können (z. B. aus Lieferungen / Transporten) = sog. Mapping. Zusammen mit der internen IT oder einem Berater muss dann überlegt werden, welche Lösungen sinnvoll und gleichzeitig kostengünstig sind, um das abzubilden. Die Firma Itelligence bietet glaub ich verschiedene Möglichkeiten zur Datenkonvertierung an, welche als "Add-On" im SAP integriert und speziell für das Unternehmen "gecustomized" werden können und müssen. Die Übertragung der Daten ist auch ein Thema - hier kenne ich das Modul SAP PI, welches quasi die Daten-Schnittstelle zum Spediteur bzw. zu "fremden Systemen" bildet. Auf einer der Seiten (entweder bei euch oder beim Spediteur) muss zudem ein Server für diesen Datentransfer eingerichtet werden, worauf die Schnittstellen zugreifen.

Ich würde über eine SAP-Beraterfirma gehen, die sich hiermit auskennt. Die kosten zwar auch Geld, können aber den Bedarf, den ihr habt, besser einschätzen - damit ihr nicht irgendetwas überteuertes kauft, wovon man dann ggf. 80% gar nicht nutzt.

MagNet-99 Geschrieben am 22 Mai 2019



Dabei seit
16 Juni 2006
2675 Beiträge
Hallo,

ich sehe den Weg den Chev anregt auch als den richtigen an.

Habt ihr denn jemanden im eigenen Unternehmen, der euer SAP administriert?
Habt ihr ein Testsystem?
Gibt es schon andere EDI-Anbindungen von euch , z.B. zu Kunden?
Wie viele Dienstleister nutzt ihr, die elektronisch Daten erhalten sollen?
Was bedeuten 30-50 Speditionsaufträge täglich als Erfassungsaufwand für die Spediteure, die ihr anbinden wollt?
Welchen Vorteil habt ihr davon, die Daten per EDI zu senden?

Typischerweise kann man bei Speditionen für die eletronische Datenverarbeitung keinen, oder zumindest keinen dauerhaften, Kostenvorteil generieren. Die Vorteile liegen eher bei einer korrekten Weiterverarbeitung der Daten, also der Vermeidung von Erfassungsfehlern und der besseren Planbarkeit von Hauptläufen oder Anschlusstouren des Dienstleisters. Der Spediteur hat durch das Datenavis Prozessvorteile.
Da es für Spediteure Aufwand bedeutet, einen Kunden anzubinden, werden dafür idR Einmalkosten fällig.

Ich würde den Spediteur bitten von einem anderen Auftraggeber, mit dem bereits eine Datenverbindung aus SAP besteht einen Datenstring zu übermitteln inklusive Dokumentation. Ggf. könnt ihr mit der anderen Firma Kontakt aufnehmen und erhaltet die Info bei welchem Status in SAP (typischerweise mit 'Bordero quittiert' oder 'WA-Buchung') welche Felder ausgelesen und in welcher Reihenfolge in die EDI-Nachricht gepackt werden. Sofern ihr einen findigen SAPler im Haus habt kann der das ggf. nachbauen.

Gruss
MagNet-99

Chev Geschrieben am 22 Mai 2019



Dabei seit
10 April 2009
867 Beiträge
Zum Thema Kosten / Nutzen:

Wie wurde denn diese Angabe berechnet:
Zitieren::

Solch eine Lösung kostet aber schnell +/- 100.000 Euro in einem Zeitraum von 5 Jahren.

Bei einem Projekt ist es immer wichtig, alle Projektkosten, die zu dem Projekt zugeordnet werden können und müssen, zu errechnen. Dem entgegen stehen die Einsparungen, nachdem das Projekt umgesetzt ist. Mit Hilfe dieser Faktoren kann ich errechnen, ob und ab wann das Projekt sich nach der Umsetzung rentiert (Stichwort: ROI = Return on Invest).
Ohne einen solchen "Business Case" im Vorfeld fährt man das Risiko, dass das Projekt nicht oder nur sehr langsam rentabel ist. Nicht jedes Projekt hat automatisch Prozessverbesserungs- /Einsparungspotenzial.

Zum Thema:
Zitieren::

wir übertragen heute unsere Speditionsaufträge automatisiert aus SAP heraus per E-Mail

Das ist ja schon eine "Vorstufe". Wenn niemand mehr "einschreiten" muss, um die Aufträge/E-Mails zu erstellen oder um die Sendung im Online-System des Spediteurs zu erfassen, dann hat die EDI-Anbindung für euch wenig bis gar keine Vorteile. Demnach auf eurer Seite auch keine Einsparungen.
Beim Spediteur entstehen durchaus Vorteile, wenn dieser die Sendungen aus den E-Mails nicht mehr in sein System per Hand übertragen muss. Das spart Kosten, was sich positiv auf die Frachtraten auswirken könnte. Das wiederum wäre eure Ersparnis, die ihr in den Business Case übernehmen könnt. Bei 30-50 Speditions-Sendungen pro Tag ist durchaus Potenzial vorhanden.

Welche Lösung habt ihr denn im Bereich "Paketdienste"? Ist das ggf. auch ein Thema für das Projekt?

Versandminister Geschrieben am 23 Mai 2019



Dabei seit
25 Mai 2011
4 Beiträge
Für eine Paketdienstanbindung benötigen wir keine Lösung, da der Ersatzteilversand komplett an einen Lagerdienstleister ausgegliedert wurde. Dieser bekommt eine Lieferung als IDOC. Nach dem Kommissionieren, verpackt er selbständig und versendet mit dem Paketdienst. Die Tracking Nr. wird in unsere SAP Lieferung mit dem Versanddatum zurückgespielt und geht auch per E-Mail an den Empfänger. Danach können wir fakturieren und ggfs. eine Ausfuhranmeldung erstellen und zusätzlich bereitstellen.

Von unserem Werk gehen nur die Maschinen, die per Speditionen (LKW, Luft, See) versandt werden.

Die Kosten setzen sich zusammen aus: Lizenzgebühren, Einrichtungskosten für jeden einzelnen Spediteur und jährliche Wartungskosten. Unsere Administrationskosten sind nicht enthalten. Die Funktionen von den genannten IT-Firmen sind
umfangreicher, als wir derzeit benötigen. Doch einzelne Module daraus, werden nicht angeboten. Entweder alles oder nichts.

Wir haben eigene SAP Programmierer im Hause, die Anpassungen vornehmen können und auch ein Testsystem. Die IT Kollegen haben natürlich noch 1000 andere Projekte, die alle wichtig sind. Den Hinweis, mal bei anderen Verladern zu fragen, wie diese es gelöst haben, werde ich mal nachverfolgen.

Es sind ungefähr 6 Spediteure, wo eine elektronische Übertragung lohnenswert wäre.

Da wir noch im Stadium einer Kosten-/Nutzenanalyse sind, gilt es noch herauszufinden, ob sich eine Anbindung für uns lohnt.
(Vermeidung von Erfassungsfehlern und Fehlverladungen beim Spediteur, Tracking, Kundenzufriedenheit etc.)

Als wir den automatischen E-Mail-Versand von Tracking Informationen für Ersatzteile an unsere Kunden eingeführt haben,
stieg sofort die Kundenzufriedenheitsquote bei der monatlichen Befragung.

Auch wenn wir heute vielleicht vorerst auf eine EDI Anbindung verzichten werden, weil der Nutzen noch nicht hoch genug ist,
bin ich davon überzeugt, dass dies der Weg für die Zukunft sein wird.

Zu hoffen, dass eine LKW Stückgutlieferung "hoffentlich" in der vom Spediteur angebotenen Zeit mal beim Empfänger ankommt, wird in der Zukunft nicht mehr zeitgemäß sein, da man als Privatperson im Onlinehandel etwas anderes erlebt.

Versender, die täglich hunderte LKW Stückgutsendungen haben, haben dafür auch schon längst eine der erwähnten Lösungen der bekannten Softwareanbieter. Doch wann wird es bezahlbare SAP! Lösungen "out of the box" für die kleineren Versender geben?

MagNet-99 Geschrieben am 23 Mai 2019



Dabei seit
16 Juni 2006
2675 Beiträge
Hallo,

vielleicht muss es ja auch nicht gleich die EDI-Lösung sein. Wenn ihr eh eine automatische E-Mail versendet dann kann da vielleicht eine .csv dran, die der Spediteur dann in sein System einliest. Alles ein wenig holpriger, aber mit dem gleiche Effekt. Oder eine .csv wird auf einem SFTP-Server abgelegt, wo sie sich der Spediteur abholt.

Gruss
MagNet-99

Chev Geschrieben am 23 Mai 2019



Dabei seit
10 April 2009
867 Beiträge
@MagNet-99:
Zitieren::

vielleicht muss es ja auch nicht gleich die EDI-Lösung sein. Wenn ihr eh eine automatische E-Mail versendet dann kann da vielleicht eine .csv dran, die der Spediteur dann in sein System einliest.

Das käme ja einer EDI-Anbindung in etwa gleich. EDI ist ja nur ein allgemeiner Begriff und bedeutet nichts weiter als "elektronischer Datenaustausch". Wenn ich dem Spediteur zum Verarbeiten eine Datei sende, letztendlich auch eine .csv-Datei, welcher dieser hochlädt, dann ist das EDI.
Du zielst sicherlich auf das Format ab, z. B. EDIFACT oder XML. Welche Vor- & Nachteile eine .csv-Datei gegenüber EDIFACT hat, kann ich nicht sagen. Aber wenn ich das schon mache, würde ich dann auch ein gängiges Format nehmen und das ist nunmal u. a. EDIFACT.

@Versandminister:
Zitieren::

Es sind ungefähr 6 Spediteure, wo eine elektronische Übertragung lohnenswert wäre.

Das ist die nächste Hürde, denn 6 Spediteure ist schon relativ viel, die angebunden werden müssen. Dann habt ihr sicherlich je Verkehrsträger (Land/Luft/See) zwei Spediteure - gehe ich zumindest von aus. Ich würde erstmal mit Landverkehr beginnen und die dortigen Spediteure (max. 2) in das Projekt einbeziehen. Das muss erstmal funktionieren, denn man muss quasi jeden angebundenen Spediteur separat betrachten, denn diese haben unterschiedliche Anforderungen/Systeme/Prozesse etc... Erst anschließend der Roll-Out auf weitere Spediteure und andere Verkehrsträger.

Zum Thema Kosten/Nutzen: Evtl. kann eure IT auch eine eigene Lösung erstellen. Ich werfe nochmal das Thema "IDoc" (hast du ja schon selbst genannt) und das Modul "SAP PI" (Process Integration) in den Raum (siehe oben). Kosten werden auf jeden Fall entstehen, jedoch sind vollumfängliche Integrationslösungen in der Tat relativ teuer und umfangreich. Das lohnt sich meist nur für sehr große Versender, die zudem auch noch komplex und auf solche Software angewiesen sind.

Es steht und fällt letztendlich auch mit der Masse, die ihr versendet und dem daraus zu gewinnenden Einsparungspotenzial.

Zitieren::

Auch wenn wir heute vielleicht vorerst auf eine EDI Anbindung verzichten werden, weil der Nutzen noch nicht hoch genug ist, bin ich davon überzeugt, dass dies der Weg für die Zukunft sein wird.

Dem kann ich nur zustimmen.

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