Zollrechnung Customs Invoice vs. Exportrechnung Commercial/Sales Invoice

Hallo zusammen,

in unserem Unternehmen wird für die Ausfuhranmeldung die "echte" Rechnung verwendet, also die Sales Invoice, die wir aus Finance erhalten. Da Finance gewisse Angaben nicht auf dieser Rechnung machen kann (z.B. ZTN, Zusatztexte für bestimmte Empfangsländer), bringt unser Versandteam diese Angaben auf der Rechnung an und schickt dann die bearbeitete Rechnung wieder eingescannt an Finance zurück (ich habe das schonmal in einem anderen Thema hier im Forum grob beschrieben).

Ich würde das gerne dadurch lösen, dass unser Versandteam zukünftig für jede Sendung eine eigene "Customs Invoice" erstellt. Den Warenwert würden wir dafür von der Sales Invoice übernehmen. Ich habe das schon importseitig bei einigen unserer Lieferanten gesehen, dass sie uns mit der Lieferung eine "Customs" oder "Shipping" Invoice schicken und später dann die "Commercial" oder "Sales" Invoice.

Mich würde interessieren, wie das bei anderen Unternehmen gehandhabt wird. Arbeitet ihr evtl. mit einem ERP System, das sogar schon zwei verschiedene Dokumente bei einem Export erzeugt? Seht ihr irgendwelche rechtlichen Probleme, wenn man bei Jeder Sendung eine zweite Rechnung erstellt, die nur für Zollzwecke verwendet wird?

Im Internet habe ich dazu nur folgenden interessanten Beitrag gefunden:
finesolutions.ch/zollt...-rechnung/
Da es sich aber um eine Schweizer Seite handelt, bin ich mir unsicher, ob das so 1:1 auf DE/EU übertragbar ist.

Ich danke euch vorab für eure Kommentare!

Normaler Weise sollte ein ERP das abbilden können, eine Versandrechnung vorab zu erzeugen, welche die benötigten Daten enthält und mit welcher die Exportabteilung arbeiten kann (Texte, Präferenzen, etc.).
Die finale Rechnung erfolgt ja in der Regel erst nach Warenausgang.

Chev wrote:

Normaler Weise sollte ein ERP das abbilden können, eine Versandrechnung vorab zu erzeugen, welche die benötigten Daten enthält und mit welcher die Exportabteilung arbeiten kann (Texte, Präferenzen, etc.). Die finale Rechnung erfolgt ja in der Regel erst nach Warenausgang.

Okay, also ich verstehe aus deiner Antwort, dass das bei euch so läuft? Ihr bekommt erst eine Versandrechnung und später erfolgt die Rechnungsstellung?

Korrekt.

Wir können zum Zeitpunkt der Dokumentenerstellung für den Export noch keine Endrechnung ziehen, weil SAP für eine tatsächliche Rechnung im Standard eine Warenausgangsbuchung voraussetzt. Das ist im Standard im SAP so eingerichtet, da erst mit WA-Buchung der Fakturavorrat und eine Erwartungshaltung aus FI/CO (Finance/Controlling) - Sicht generiert wird.

Aus diesem Grund gibt es quasi eine Vorabrechnung, die wir "Commercial Invoice" nennen. Im Prinzip ist das eine Art Dummy - also ein zusätzlich programmierter SAP-Beleg, der im SAP nicht viel bewirkt - außer eben ein Rechnungsdokument für den Export. Dieses Dokument kann beliebig oft/jederzeit erstellt/ wiederholt werden - auf Basis einer Lieferung im SAP. Sowohl der SAP-Beleg dieser Rechnung (im System) als auch der zugehörige Ausdruck sind nahezu identisch mit der noch zu erfolgenden Endrechnung. Im Prinzip ist es vom Inhalt her gleich der Endrechnung, welche somit quasi zu Exportzwecken mittels eines SAP-Beleges bereits im Vorfeld erstellt wird und noch keinerlei Zahlungserwartung hat.

Chev wrote:

Aus diesem Grund gibt es quasi eine Vorabrechnung, die wir "Commercial Invoice" nennen. Im Prinzip ist das eine Art Dummy - also ein zusätzlich programmierter SAP-Beleg, der im SAP nicht viel bewirkt - außer eben ein Rechnungsdokument für den Export.

Danke dir für die Erläuterungen. Steht auf dem Beleg denn trotzdem "Commercial Invoice" oder heißt dieses Dokument aus SAP dann offiziell anders? Oder heißt die finale Rechnung vielleicht nur "Invoice"? (Ich kann mich dunkel erinnern, dass ich in meiner Zeit als Seefracht-Spediteur von Kunden die mit SAP gearbeitet haben manchmal ein Dokument erhalten habe, dass nur "Invoice" hieß und immer die "Commercial Invoice" angefordert habe für die Verzollung)

SAP bietet generell sehr viele Möglichkeiten im Standard aber auch durch Zusatzprogrammierungen alles zu programmieren, was man braucht.

Bei uns werden die Dokument so genannt:
Vorabrechnung zu Exportzwecken = "Commercial Invoice"
Endrechnung nach Warenausgang = "Invoice"

Das kann aber völlig unterschiedlich gehandhabt sein in den Unternehmen.

Danke dir, Chev!

Falls noch Irgendwer dazu was sagen kann, würde ich mich freuen. Bei uns wird intern nämlich hinterfragt, ob man wirklich "begleitend" zu jeder echten Rechnung auch eine Customs Invoice erstellen darf und ich denke, wenn mehrere Firmen das so tun, dann wird es wohl rechtmäßig sein.

Es geht auch z. T. gar nicht anders.

Gegen interne Regelungen, SOX-Richtlinien oder Rechnungslegungsvorschriften wird eher verstoßen, wenn ich z. B. eine Endrechnung zu früh stelle, obwohl die Ware ggf. das Werk noch nicht verlassen hat. Wiederum für die Rechnung müsste ich Ausgangsbuchungen durchführen, welche die Ware vom Lagerort buchen obwohl die Ware noch nicht abgeholt ist, etc.

Besprecht es doch mal mit eurem Accounting, dass ihr eure Läger vor physischem Warenausgang buchen und die Endrechnung (zu Exportzwecken) vor Abholung der Ware stellen wollt - dann werden sie den anderen Weg mittels Proforma-Rechnungen schnell genehmigen, denn dagegen spricht rechtlich nichts.

Hallo,

wir nutzen auch SAP ERP und bei uns wird zuerst für Zollzwecke eine Customs invoice/Zollrechnung erzeugt.

Wir haben jedoch häufig das Problem, dass die Rechnungswerte zwischen Zoll- und Handelsrechnung dann nicht übereinstimmen.
Da da zwischen, ja ein Monatswechsel liegen kann und wir mit Zuschlägen arbeiten die sich monatlich verändern.
Hat das Problem noch Jemand?

Und kennt die rechtlichen Folgen?

Zitieren::

Wir haben jedoch häufig das Problem, dass die Rechnungswerte zwischen Zoll- und Handelsrechnung dann nicht übereinstimmen. Da da zwischen, ja ein Monatswechsel liegen kann und wir mit Zuschlägen arbeiten die sich monatlich verändern. Hat das Problem noch Jemand?

Eher ungünstig, z. B. bei Steuerprüfungen etc. Es sollte schon der Wert auf der Endrechnung derselbe sein, mit welchem die Ware auch ausgeführt wurde.
Im SAP kann man letztendlich auch komplexe Einstellungen vornehmen, das würde ich mal mit der IT besprechen. Letztendlich muss das SAP so eingestellt sein/werden, dass sich Preise bei existierenden / versendeten Lieferungen nicht im Nachgang nochmal ändern sondern lediglich neue Aufträge bzw. noch nicht gelieferte Auftragspositionen von der Preisänderung betroffen sind.