Zollbeauftragter Quartalsbericht an die Geschäftsleitung

Hallo in die Runde,

ich habe das Forum schon ein wenig durchsucht, habe jedoch keine Informationen hierzu gefunden.

Ich wurde als Zollbeauftragte ernannt. Zu meinen Aufgaben gehört es auch, einen Quartalsbericht an die Geschäftsleitung zu erstellen. Ich stehe nun ein wenig ratlos vor einem fast leeren Blatt. Kann mir jemand vielleicht ein 'Gerüst' zur Verfügung stellen, wie sich so ein Bericht aufbaut? Themen habe ich schon, mir fehlt aber die Idee, wie ich das Ganze zu Papier bringe.

Danke euch

Grüße
douane

Interessiert sich die GL tatsächlich für das Thema - oder besteht die Anforderung nur, weil das irgendein Berater empfohlen hat ? Bei der Form würde ich mich daran orientieren, was im Unternehmen üblich ist: Text in Word ggf. mit ein paar eingebauten Statistiken und Diagrammen, PowerPoint, Dashboard (gerade sehr angesagt) ? Auf alle Fälle kurz fassen und aufs Wesentliche konzentrieren.

Welche "Themen" enthält denn der Bericht?

Bis jetzt gib es noch keinen Bericht :-(
Themen:
hier stelle ich mir vor, Aktuelles reinzubringen da wir z.B. auch in Embargoländer liefern. Unser Vertrieb akquiriert z.B. fleißig nach Russland, ich vermute auch auf Drängen der GL und ich bin dann die 'Böse', die die Lieferungen erstmal stoppt. (Vertrieb ist infomiert, dass gewisse Kriterien beachtet werden müssen).
Vielleicht auch auf Risiken hinweisen, ect.
Nein, ein Berater hat mir das nicht empfohlen, ich möchte die GL einfach zu dem Thema sensibilisieren da bis dato noch nie wirklich der Fokus auf Zoll ect. gerichtet wurde.

Hallo douane,

ich informiere die GL auch regelmäßig und gliedere das Ganze nach dem Risiko (Risikobewertung) bzw. den einzelnen Themen/Bereichen.

Anhand der internen Risikoanalyse und den Kontrollen informiere ich dann über die aktuellen Themen und die
weitere Vorgehensweise.

Grüße
Franzii

Nutzt ihr Präferenzvorteile in entsprechenden Ländern?
Vllt kannst du die dadurch ersparten Zölle aufführen!

Unter der Überschrift, was wäre wenn wir keine Präferenzmanagment betreiben würden!

Hi douane,

in Deinem Text steht Zollbeauftragter und was von Embargos. Ist Deine Stelle genau beschrieben? I.d.R. meldet ein Zollbeauftragter die Anzahl der Export-/Importvorgänge, vlt. noch mit Länderaufteilung und ob in "kritische" Länder, mit welchen Verfahren angemeldet wurde, wieviel Vorgänge mit wieviel Positionen.

Wenn es sich um Embargos/Exportkontrolle handelt und Du auch dafür zuständig bist (Augen auf bei der Beförderung :-), dann geht es eher darum, wieviel Vorgänge du mit welchen Bewilligungen abgewickelt hast. AGG, Einzelgenehmigung, SAG, Länder, Auflagen, Waren etc. etc..

Ist in Eurem Unternehmen der Zollbeauftrage auch der von der GF delegierte Exportkontrollbeauftragte? Wenn ja, dann kannst Du die Daten wie oben liefern. Als Zollbeauftragter eher nur den ersten Teil.

Frag besser zuerst die Geschäftsleitung was sie genau wollen, bevor Du Dich an die Arbeit machst.
Zoll , Exportkontrolle, Nice-to-have-zur-Gewissensberuhigung.

Ich bin bei uns (Maschinenbauer, 1000 Beschäftigte, 250 Mio Umsatz) seit 25 Jahren für die Außenwirtschaft, Zoll, Exportkontrolle, Export, Luftsicherheit u.v.m. zuständig, habe aber noch nie einen Quartalsbericht geschrieben. Immer nur prüfungsbezogen, egal ob Präferenz-/Außenwirtschaft-/Zollprüfung oder Statusprüfung LBA.

Viel Erfolg
Gruß Otmar

Schrotti wrote:

...... habe aber noch nie einen Quartalsbericht geschrieben. Immer nur prüfungsbezogen, egal ob Präferenz-/Außenwirtschaft-/Zollprüfung oder Statusprüfung LBA.

Ich habe vor langer Zeit in jugendlicher Euphorie auch mal Berichte abgegeben. Als ich gemerkt habe, dass das Niemanden interessiert, habe ich das wieder eingestellt. Ich werte das als bedingungsloses Vertrauen. Ich berichte nur bei konkreten Anlässen wie Prüfungen, bei Projekten oder Rechtsbehelfe.

Ähnliches wurde hier schon einmal thematisiert: Link

Ich stelle mir einen solchen Bericht schwierig und evtl. nicht zielführend vor, wenn ich keinerlei Ansatz-punkte habe, was in diesem Bericht gefordert/gewünscht ist. Von daher würde ich da nochmal nachfragen. Wem bringt es etwas, die Anzahl der Lieferungen nach Russland zu reporten? Das ersetzt ja die Export-kontrolle nicht und mindert meiner Meinung nach auch nicht die Haftung, weder die der GL noch die des Ausstellers (Exportkontrollbeauftragter).

Ich würde mich dringend erkundigen, aus welchem Blickwinkel heraus der Bericht erstellt werden soll. Ist es tatsächlich das Thema "Exportkontrolle"? Wenn ja, habt ihr genehmigungspflichtige Ausfuhren? Eine nicht genehmigungspflichtige Ausfuhr nach Russland ist meiner Meinung nach noch nichts besonderes, auch wenn gegen Russland Embargos vorliegen. Demnach würde ich darüber auch nichts groß reporten.

Vielleicht sollen ja auch nur ein paar Zahlen in dem Report erscheinen (Anzahl Exportvorgänge, generierter Umsatz, Anzahl ausgestellter Präferenzen, usw.).

Ich kann mich den Worten von Waldorf nur anschliessen.

Die Geschäftsleitung / Abteilungen (ausser SCM) versteht sehr oft nicht, was Zoll / Transport / Versicherung bedeutet und was Zoll / Transport / Versicherung vor allem alles beinhaltet. Wir sind eine Firma mit weltweit 2200 Beschäftigten im Bereich Konsumgüter (Produktion & Handel). Ich bin Leiter Aussenhandel, Zoll Compliance und Transportversicherung.

Wir sind weltweit tätig und somit ist ein bestmögliches Zusammenspiel aller Abteilungen wie PD, Produktion, Marketing, Verkauf, Brand, After-Sales, aber auch innerhalb der gesamten Supply Chain absolut essentiell. Sobald jedoch Themen aufschlagen wie DGR, Artenschutzabkommen, Exportkontrolle (Dual-Use), Tarifierung, Präferenz, Freihandel etc wird es schwierig, diese Themen der GL / Abteilungen zu vermitteln aus Mangel an Interesse und teilweise auch der Komplexität.


@Douane - Solltest Du noch einen Bericht verfassen, wäre ich noch interessiert wie Du diesen aufgebaut / strukturiert hast.

Vielen Dank an Euch für die Tipps und Ausführungen. Wir sind ein mittelständischer Betrieb mit einer übersichtlichen Zahl an Aus- und Einfuhren.

Leider befürchte ich auch, dass es die GL nicht wirklich interessiert bzw., dass der Fokus aktuell auf anderen Themen liegt. Trotzdem gebe ich die Hoffnung nicht auf, dass das Thema Zoll einen wertschätzenderen Platz einnehmen wird.
Den ersten Bereicht werde ich allgemein halten, Sendungen nach Ländern gegliedert aufführen, Schulungen, Präferenzen (wir haben die Produktion einiger unserer Produkte nach CN verlegt), AEO C Antrag etc.
Und dann warte ich mal, ob es eine Reaktion gibt.

Viele Grüße an Alle

Hallo zusammen,

dass sich so manche GL eher auf den Umsatz konzentriert, als auf Haftungsrisiken ist kein Geheimnis.

Es kann Wunder bewirken, wenn Ihr mal Eurer GL einen Artikel aus dem Zeitungsarchiv von 2008 vorlegt, wo zwei
Geschäftsführer einer Hydraulikfirma aus Holzwickede wegen eines Ausfuhrvergehens in das Gefängnis
gegangen sind und ihr Unternehmen verlassen mussten.

Die Einlassung, sie hätten von dem Ausfuhrvorgang nichts gewusst, hat der Richter nicht gelten lassen.

Sucht mal nach: Lange Haftstrafe für Montanhydraulik-Chefs

Wir haben uns als AEO Full zertifizieren lassen und diese Themen in Focus.

Viele Grüße