Adieu manuelles Abtippen – Hallo eBVZH Standard!

Wer kennt das nicht? Das Anfordern, Ausstellen und Einpflegen der Lieferantenerklärungen erfolgt noch oft mit viel Handarbeit. Eine mögliche Fehlerquelle. Um diese Fehler zu vermeiden und manuelle Arbeiten abzulösen, hat der Bundesverband der Zollsoftware-Hersteller eine einheitliche Schnittstelle entwickelt.

Laut einer Umfrage der IHK Stuttgart vom Oktober 2016 ist im Fazit zu lesen:

Der EU-Gesetzgeber sollte einen klaren Rahmen und Standards für den elektronischen Austausch von Lieferantenerklärungen schaffen. Damit würde ein wesentliches Ziel des neuen EU-Zollrechts erreicht, nämlich ein papierloses elektronisches Umfeld für Wirtschaft und Handel.

Die Herausforderung bestand darin, dass Softwarehersteller verschiedene Lösungen anbieten, die in Unternehmen bereits im Einsatz sind. Diese Systeme besitzen teilweise unterschiedliche Formate, was den Austausch zwischen den Systemen teils sehr erschwerte.

Glücklicherweise haben die führenden Softwarehersteller in Deutschland reagiert und engagieren sich im Bundesverband der Zollsoftware-Hersteller (BVZH) um einen gemeinsamen Standard, dem eBVZH für den elektronischen und automatisierbaren Nachweisaustauschs, welcher genau dieses Ziel erreichen kann und den Anwendern das Austauschen der Erklärungen massiv erleichtert.

Einen Vorbehalt, den viele fälschlicherweise gegenüber einem elektronischen Nachweisaustausch haben ist, dass Lieferantenerklärungen vom Lieferant zwingend unterschrieben werden müssen. Diese Befürchtung ist unbegründet, denn der Zoll veröffentlicht diese Vorgehensweise:

Grundsätzlich müssen Lieferantenerklärungen im Original unterzeichnet werden. Dies ist nur dann nicht erforderlich, wenn sowohl die Erklärung als auch die Rechnung elektronisch erstellt werden.
Den kompletten Text zu diesem Sachverhalt können Sie hier nachlesen.

In der Durchführungsverordnung VO (EU) 2015/2447, wird dies unter Artikel 63 Absatz 3 grundsätzlich festgelegt.

Funktionsweise des elektronischen Nachweisaustausches

Der eBVZH-Nachweis wird von Ihrer Software zur Verwaltung von Lieferantenerklärungen in Form einer XML-Datei an jeden angeforderten oder ausgestellten Nachweis automatisch angehängt. Ob Ihre Lösung bereits eine XML-Datei anhängt können Sie ganz einfach überprüfen, in dem Sie im Adobe Acrobat Reader - falls vorhanden - auf das Büroklammer-Symbol klicken. Wenn keine Büroklammer vorhanden ist, wird der eBVZH-Standard nicht unterstützt. Die Abbildung zeigt eine Lieferantenerklärung mit dem XML-Anhang, welcher die im Nachweis aufgeführten Daten enthält.

Auch ist mit dem elektronischen Austauschformat ein automatischer Datenabgleich möglich. Dabei wird geprüft, ob der Lieferant bekannt ist und der Nachweis valide Informationen enthält. Darüber hinaus können dem Anwender die Differenzen zwischen seinen Materialien und denen des Lieferanten angezeigt werden.

Ob die Einführung einer Software mit dem eBVZH-Standard sich in Ihren Unternehmen als sinnvoll erweisen könnte, können Sie mittels der folgenden Vorgehensweise überprüfen.

Schritt 1 - Sie sollten sich Gedanken über eine Investitionsbegründung für die Digitalisierung Ihrer Exportabteilung machen. Dabei sind folgende Situationen zu berücksichtigen:

• Die manuelle Anforderung, Mahnung, Nachverfolgung, Ausstellung und Stornierung der Lieferantenerklärungen raubt Ihnen viel Zeit und erzeugt vermeidbare Personalkosten. Eine solche Situation verlangt nach einer automatisierten Lösung zur Erklärungsverwaltung.
• Sie möchten das Risiko für fehlerhafte Präferenzaussagen durch manuelle Pflege der Daten minimieren.

Schritt 2 - Die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden:

• Produziert ihr Unternehmen eigene Waren oder wird ausschließlich Handelsware vertrieben?
  Wenn Sie nur Handelsware verkaufen ist eine Lösung zur Verwaltung von Lieferantenerklärungen ausreichend, da eine Präferenzkalkulation nicht durchgeführt werden muss.
• Ist die Wertschöpfung Ihrer Waren bei der eigenen Produktion so hoch, dass mit der allgemeinen Toleranzregel immer eine positive Präferenz erreicht wird?
  In diesem Fall kann auf die Lieferantenerklärung vom Lieferanten verzichtet werden, denn eine Kalkulation ist ausreichend. Es sollte jedoch eine Lösung eingesetzt werden, die Lieferantenerklärungen im eBVZH-Format für die eigenen Kunden erstellen kann.
• Für wie viele unterschiedliche Materialen (Eigenherstellung und Vormaterial) müssen Lieferantenerklärungen angefordert und ausgestellt werden?
  Die Entscheidungsgrundlage, ob eine Lösung zur Lieferantenerklärungsverwaltung Sinn macht oder nicht, stellt diese Zahl dar. Eine Liste aller Lösungsanbieter im europäischen Raum ist auf www.bvzh-verband.de zu finden.
• Ist eine Schnittstelle zu dem im Unternehmen eingesetzten ERP-System vorhanden?
  Eine Standardschnittstelle minimiert den Projektaufwand, da es den Vorteil bietet, dass Änderungen über einfache und schnelle Updates ohne zusätzlichen Zeitaufwand erfolgen. Die Antwort auf diese Frage kann der Lösungsanbieter einfach liefern.

Schritt 3 - Umsetzung der Automatisierung:

• Klären Sie zusammen mit Ihrem eigenen Einkauf und mit Ihren Lieferanten, in welcher Form die Authentifizierung von elektronisch erstellten Dokumenten erfolgen soll.
• Wenn Sie sich absichern wollen, fordern Sie eine Verpflichtungserklärung des Lieferanten an, um die volle Verantwortung für jede Lieferantenerklärung zu übernehmen, die ihn so ausweist, als ob er handschriftlich unterschrieben hätte.
• Nun sind Sie bereit, Nachweise elektronisch und automatisiert auszustellen, anzufordern und zu stornieren.

Sollten Sie auf der Suche nach einer passenden Lösung für Ihr Unternehmen sein, dann überzeugen Sie sich von GENESYS für Warenursprung und Präferenzkalkulation und von dem kostenlosen GENESYSPORTAL für die Verwaltung von Lieferantenerklärungen.