Bedeutung des W-8BEN-E-Formulars für deutsche Exporteure

Viele deutsche Exporteure wurden im Laufe des letzten Jahres von ihren US-Kunden aufgefordert, ein W-8BEN-E-Formular der US-Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) als Selbstauskunft auszufüllen und zurückzusenden. Damit verbunden ist der enorme Aufwand, sich mit einem umfangreichen Formular nebst seiner 15-seitigen Ausfüllanleitung („Instructions“) beschäftigen zu müssen. Zusätzlich standen die Exporteure einer Flut von verwirrenden Informationen gegenüber. Viele Ausführer stellen sich daher die Fragen:

• Warum verlangt mein US-Kunde das Formular von mir?
• Muss ich der Aufforderung nachkommen?
• Wie fülle ich dieses Formular überhaupt fehlerfrei aus?

Ihr US-Kunde hat gute Gründe, Sie um die Selbstauskunft zu bitten: Das US-Formular W-8BEN-E wie auch weitere W-8- und W-9-Formulare basieren auf dem Foreign Account Tax Compliance Act (FACTA) aus 2010. FACTA ist dafür bestimmt, die Compliance der US-Steuerzahler zu erhöhen. US-Personen sind grundsätzlich verpflichtet – unabhängig von ihrem Aufenthaltsort – US-Steuererklärungen über alle ihre (weltweiten) Einkünfte abzugeben und entsprechend US-Steuern – gegebenenfalls unter Berücksichtigung gezahlter ausländischer Steuern – darauf zu zahlen. Wenn US-Unternehmen auf Selbstauskünfte verzichten und die US-Steuerbehörde im Einzelfall einen Verstoß gegen die US-Quellensteuerabzugspflicht feststellt, haften sie für 30 Prozent Steuern auf den von Ihnen ausgezahlten Betrag. Daneben drohen Strafen.

Für Sie gilt aber: Als deutscher Exporteur fallen Sie mit Ihren Warenlieferungen nicht unter eine US-Quellenabzugssteuer. Auch mit dem Warenexport gegebenenfalls verbundene Montageleistungen, so sie nicht länger als zwölf Monate andauern, begründen keine Betriebsstätte und damit Quellensteuerpflicht gemäß dem Doppelbesteuerungsabkommen mit den USA. Folglich müssen Sie das US-Formular W-8BEN-E oder ein ähnliches Formular nicht ausfüllen. Dennoch ist es ratsam, der Bitte Ihres Kunden nach einer Selbstauskunft nachzukommen. Weitere Informationen liefert der Beitrag: „Deutsche Exporteure und das W-8BEN-E Formular der US-Steuerbehörden“ von Axel Krause, in: „US-Exportbestimmungen“, Ausgabe Juni 2015.