Sichere Handelsgeschäfte mit der passenden Zollsoftware

Damit Sie Ihre internationalen Handelsgeschäfte reibungslos abwickeln können, ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen auf elektronischem Wege außenhandels-, zoll- und steuerrechtliche Informationen zum richtigen Zeitpunkt im geforderten Format an die entsprechenden Adressaten übermitteln kann. Dazu bedarf es einer den Anforderungen entsprechenden Zollsoftware, die Ihnen dabei hilft, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, Fehler zu reduzieren, strategische Entscheidungen zu treffen oder auch Geschäftsabläufe permanent zu optimieren.

Mit der passenden Software können Sie Liefergeschäfte meist schneller, zuverlässiger, risikoärmer und auch kostengünstiger abwickeln. Das setzt jedoch voraus, dass Sie die richtige Software anschaffen und diese in einem strukturiert geplanten Implementierungsprojekt im Unternehmen einführen. Leichter gesagt als getan.
Denn zunächst einmal müssen Sie identifizieren, wer in Ihrem Unternehmen für den Einkauf einer solchen Software zuständig ist. Das könnte die IT-Abteilung sein, aber auch die Fachabteilung oder der zentrale Einkauf. Ist diese Frage beantwortet, stellt sich schon die nächste:

Wie und wo findet man den richtigen Software-Anbieter?

Alleine für die Anbindung an das Verfahren Ausfuhr (EXP) mit ATLAS in Deutschland soll es mehr als 80 von der deutschen Zollverwaltung zertifizierte Händler geben.

Was also können Sie tun, um sich nicht im Software-Anbieter-Dschungel zu verirren?

Einen ersten Überblick bietet der jährlich erscheinende AW-Prax „Service-Guide“, der einige am Markt befindliche Händler von Zollsoftwarelösungen vorstellt. Oder Sie schauen sich einmal die ATLAS-zertifizierten Anbieter auf der Homepage der deutschen Zollverwaltung (www.zoll.de) an. Internet-Recherche, Empfehlungen von Geschäftspartnern, Unterstützung von externen Beratern oder der Besuch von Fachmessen können ebenfalls helfen, den passenden Händler zu finden. Aber bitte ein Schritt nach dem anderen.

Bevor Sie sich auf die Händler-Suche begeben, sollten Sie zunächst einmal bestimmen, wofür bzw. für welche Verfahren Sie die Zollsoftware einsetzen möchten. Und was Sie dafür in Ihrem Unternehmen beachten und in Gang setzen müssen: Zum Beispiel die Höhe des Budgets oder die IT-Voraussetzungen. Tipp: Machen Sie aus Ihrem Vorhaben ein Projekt. Bestimmen Sie ein Projekt-Team und legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten fest. Ein vernünftiger Zeitplan darf natürlich auch nicht fehlen. Ihr Projektteam sollte mindestens aus Einkauf, Fachabteilung Export/Zoll, IT-Abteilung und neutraler Projektleitung bestehen. Für den Ausschreibungsprozess zeichnet meist der Einkauf hauptverantwortlich und legt die Rahmenbedingungen dafür fest. Die Fachabteilung stellt die funktionalen Anforderungen, die IT-Abteilung die technischen Anforderungen an die Zollsoftware zur Verfügung. Wählen Sie außerdem einen Projektleiter aus, der weder aus der Fachabteilung noch aus der IT-Abteilung kommt. So können Sie sicher sein, dass ihr Projekt unparteiisch geleitet wird. Denn gerade bei Zollsoftwareprojekten sind Interessenskonflikte zwischen IT und Fachabteilung vorprogrammiert. Wie Sie solche Konflikte vermeiden und ihr Projekt erfolgreich durchführen können, das und mehr erfahren Sie in dem Beitrag: „Zollsoftwareprojekte.

Gezielte Auswahl und erfolgreiche Implementierung einer Software für das Export- und Zollmanagement“ von Angela Fankhänel, in: „Der Zoll-Profi!“, Ausgabe Mai 2017.

Weitere Informationen zum Infodienst der Zoll-Profi finden Sie im AW-Portal