Tosoh Europe automatisiert Exportkontrolle mit AEB-Software

Das Chemieunternehmen Tosoh Europe hat das Screening von Sanktionslisten und seine Exportkontrolle mit Software der Stuttgarter AEB GmbH automatisiert. Das Tochterunternehmen der japanischen Tosoh Corporation profitiert ab sofort von einer lückenlosen Prüfung aller relevanten Geschäftsvorfälle, die nahtlos in das SAP-System integriert ist. Das schafft Rechtssicherheit, ohne die Verkaufs- und Logistikprozesse zu verlangsamen.

Die Herausforderung: viele Lieferwege, viele Compliance-Regeln

Tosoh Europe liefert Chemikalien für Diagnosesysteme und Materialien an die Halbleiterindustrie. Der Großteil davon wird außerhalb der Europäischen Union hergestellt. Tosoh beliefert seine Kunden entweder direkt von den Produktionsstätten aus oder über das Gefahrgut-Distributionszentrum in den Niederlanden und anderen regionalen Zwischenlagern. „Wir verkaufen viel innerhalb der EU. Aber wir haben auch Kunden in anderen europäischen Staaten wie beispielsweise Russland oder auch in Nordafrika und im Nahen Osten“, erklärt Lars Droog, Manager Supply Chain & General Affairs bei Tosoh Europe. Dementsprechend hat das Unternehmen im Bereich der Exportkontrolle viele Verpflichtungen zu beachten, die deutlich über das Screening von unternehmens- und personenbezogenen Sanktionslisten hinausgehen. So muss Tosoh bei der Lieferung an Drittländer etwa die Güter- und Embargolisten der EU, der USA und Japans prüfen. Für Chemikalien, die zuvor aus den USA importiert wurden, ist zudem das US-Re-Exportrecht relevant.

Schlagende Argumente: Integrität, Aktualität und Automatisierung

Vor dem Hintergrund dieser komplexen Herausforderungen ging Tosoh Europe bei der Auswahl einer IT-Lösung für die Exportkontrolle und das Sanktionslisten-Screening besonders sorgfältig vor. Das Ziel: Eine Software-Gesamtlösung zu finden, die die umfangreichen Prüfungen in der Exportkontrolle automatisiert, effizient in den Gesamtprozess integriert und die zudem aktuelle Versionen der einzelnen Sanktionslisten als Content enthält. Am Ende entschieden sich Droog und sein Team für Compliance Screening und Export Controls von AEB. Nach einer zweimonatigen Einführungsphase inklusive Mitarbeiterschulung und ausgiebigen Tests ist die neue Lösung nun im Einsatz.

Die Software von AEB erfüllt nicht nur die technischen Anforderungen in vollem Umfang, sondern sie ließ sich auch harmonisch in das von Tosoh Europe genutzte SAP-System integrieren. Zudem liefert AEB auch den erforderlichen Content in Form eines Datenservice, mit dem die Sanktionslisten und Güterlisten permanent auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Ein weiterer Vorteil von Compliance Screening und Export Controls: Die Lösungen sind über ein Standard-Plug-in direkt in das SAP-System eingebunden. Dadurch laufen die Prüfungen im Hintergrund – die Mitarbeiter können in ihrer gewohnten SAP-Umgebung arbeiten und müssen nicht zwischen zwei Systemen hin- und herwechseln.

Effizienz ohne Kompromisse

Zusätzlich zur regelmäßigen Prüfung des Kundenstamms screent die neue Software im laufenden Geschäftsbetrieb jeden Auftrag und jede Lieferung. Die für die automatisierte Prüfung nötigen Klassifizierungen (z. B. die Exportkontrollnummer oder ECCN) eines Artikels sind dazu direkt im Materialstamm des SAP-Systems hinterlegt – jedes Speichern oder Ändern eines Auftrags in SAP stößt den Kontrollprozess an. Da die Prüfung im Hintergrund abläuft, bemerkt der zuständige Sachbearbeiter normalerweise nichts davon.

„Uns war es sehr wichtig, dass die Effizienz unserer Prozesse nicht durch die Prüfung beeinträchtigt wird. Das funktioniert nach unseren bisherigen Erfahrungen gut“, sagt Droog. Unterbrochen wird der Arbeitsprozess nur, wenn ein Vorgang nach dem Exportkontrollrecht eine besondere Vorgehensweise oder Prüfung verlangt. Gibt es einen solchen „Treffer“, werden die Verantwortlichen für die Exportkontrolle per E-Mail informiert. Bis zur Klärung und Freigabe durch die Compliance-Verantwortlichen bleibt der Vorgang gesperrt.